Automatitzar la facturació amb n8n i IA local: cas pràctic pas a pas

Si treballes en una pime, coneixes el ritual: arriba una factura per correu electrònic, algú l’obre, copia les dades a mà al sistema, la classifica, la guarda en una carpeta i prega que no es perdi. Cada factura són 5-10 minuts. Si en reps 30 al dia, són 3-4 hores de feina que ningú vol fer però algú ha de fer.

I això si no hi ha errors. Que n’hi ha. Sempre.

Anem a automatitzar això. Amb eines que pots executar al teu propi despatx, sense pagar per token, sense enviar les teves factures a servidors aliens.

El flux abans i després

Abans: Correu → obrir PDF → copiar dades a mà → registrar en comptabilitat → arxivar. Temps: 5-10 min/factura. Errors: freqüents.

Després: Correu → n8n detecta l’adjunt → model d’IA extreu dades → n8n registra en comptabilitat → arxiu. Temps: 30 segons. Errors: residuals. Intervenció humana: només excepcions.

L’estalvi no és només temps. És consistència. Un model no salta camps perquè té pressa, no confon un 3 amb un 8 al final de la jornada, no arxiva la factura a la carpeta equivocada perquè estava pensant en una altra cosa.

Què necessites

La llista és més curta del que imagines:

• Un servidor amb GPU. Qualsevol màquina amb una GPU de consum (RTX 3060 o superior) és suficient. Cost: 1.500-3.000 €, amortitzable en mesos.
• n8n. L’orquestrador. Codi obert, self-hosted, amb un editor visual que qualsevol persona pot usar després de dues hores de pràctica. Zero codi, o gairebé.
• Un model d’IA local. Llama 3, Mistral, o qualsevol model que suporti OCR + extracció estructurada. Corre al teu servidor. Els teus documents no surten de la teva xarxa.
• Accés al teu software de comptabilitat. n8n es connecta via API a la majoria d’ERPs i sistemes de facturació. Si el teu no té API, es pot integrar amb bases de dades directament.

No necessites un equip de cinc desenvolupadors. Necessites algú que sàpiga configurar n8n (hi ha tutorials de 2 hores que cobreixen el 80 % del que necessites) i un model que ja estigui descarregat i llest.

El flux, pas a pas

1. Detecció del correu amb adjunt

n8n monitoritza la teva bústia d’entrada (o una adreça dedicada com factures@la-teva-empresa.com). Quan arriba un correu amb un PDF adjunt, es dispara el workflow. Zero intervenció.

2. Extracció del text amb OCR

El PDF passa per un motor d’OCR local. Si és un PDF escanejat, es processa com a imatge. Si és natiu, s’extreu el text directament. Tot corre a la teva màquina.

3. La IA extreu les dades estructurades

Aquí és on la IA fa la seva feina. El model rep el text de la factura i extreu els camps clau:

• Número de factura
• Data d’emissió
• Proveïdor
• NIF / CIF
• Base imposable
• IVA
• Total
• Concepte / descripció
• Compte comptable (si es pot inferir)

Se li demana al model que retorni un JSON estructurat. No prosa. No paràgrafs. Dades netes que un sistema pot processar.

4. Validació i registre

n8n rep el JSON i fa les comprovacions bàsiques: el NIF té format vàlid? el total coincideix amb base + IVA? el proveïdor ja existeix al sistema?

Si tot quadra, es registra automàticament en la comptabilitat. Si alguna cosa no encaixa, el flux marca la factura com a "revisió pendent" i notifica l’equip. La intervenció humana només ocorre quan realment cal.

5. Arxiu i traçabilitat

La factura original s’arxiva al teu sistema de fitxers o emmagatzematge local. El registre en comptabilitat inclou la referència al fitxer original. Pots traçar qualsevol moviment des de l’assentament comptable fins al PDF original en segons.

El cost real

Anem a les xifres que importen.

Inversió inicial:

Cost mensual recurrent:

Comparem amb l’alternativa al núvol per al mateix volum (30 factures/dia):

El ROI s’aconsegueix en 4-5 mesos. Després d’això, cada factura processada és essencialment gratuïta. Al núvol, cada factura segueix costant diners.

El que ningú et conta

Les factures dolentes existeixen

No totes les factures arriben en PDF net. Hi ha fotos de mòbil borroses, escanejos torçats, factures manuscrites. El sistema ha de saber dir "no puc processar això" en lloc d’inventar-se dades. Això es configura al prompt del model i a les regles de validació de n8n.

Els proveïdors canvien

Un proveïdor nou significa un format nou. El model s’adapta millor que un OCR tradicional perquè entén context, però les primeres factures de cada proveïdor nou han de passar per revisió manual. Un cop validades, el sistema aprèn el patró.

La comptabilitat té regles

No tot és extreure números. Hi ha regles d’imputació, comptes comptables específics, tipus d’IVA diferents. El flux ha de respectar les regles de la teva comptabilitat, no només copiar números. Per això la validació al pas 4 és crítica.

Escalant més enllà de la facturació

Un cop tens aquest flux funcionant, la infraestructura està muntada. El mateix servidor, el mateix n8n, el mateix model. Només canvien els fluxos:

• Albarans i comandes. Mateix patró: rebre, extreure, registrar.
• Contractes. Detectar dates de venciment, clàusules clau, obligacions.
• Correu d’atenció al client. Classificar, prioritzar, respondre el que es pugui automatitzar.

El cost marginal de cada nou flux és bàsicament el temps de configuració. El hardware ja està pagat. El model ja està corrent. L’electricitat ja es consumeix.

Per on començar

1. Mesura el teu volum. Quantes factures reps al dia? Quant de temps dediques a processar-les?
2. Tria una mostra. Agafa les últimes 50 factures. Diverses: diferents proveïdors, formats, qualitats.
3. Configura el flux base. n8n + OCR local + model d’extracció. Prova amb la mostra.
4. Ajusta iterativament. Els primers resultats no seran perfectes. Ajusta prompts, valida regles, afegeix excepcions.
5. Desplega a producció. Comença amb supervisió total, ves reduint la intervenció segons creix la confiança.

No és un projecte de mesos. És un projecte de setmanes. I el retorn comença des del dia que entra en funcionament.

A Neurosint ajudem les pimes a muntar automatització amb IA local i n8n. Sense contractes de llicència, sense dependència de proveïdors al núvol, sense risc de lock-in. Si vols veure com quedaria això a la teva empresa, parlem.