Automatizatu fakturazioa n8n eta adimen artifizial lokalarekin: kasu praktikoa urratsak emanda

ETE batean lan egiten baduzu, ezagutzen duzu erritua: faktura bat email bidez iristen da, norbaitek irekitzen du, eskuz kopiatzen ditu datuak sisteman, sailkatzen du, karpeta batean gordetzen du eta ez galtzeko otoitz egiten du. Faktura bakoitzak 5-10 minutu. Egunero 30 jasotzen badituzu, 3-4 ordu lan dira inork egin nahi ez dituena baina norbaitek egin behar duena.

Eta hori akatsik ez bada. Baina akatsak egon ohi dira. Beti.

Automatizatu dezagun hau. Zeuk jar ditzakezun tresnekin, zure bulegoan, tokenik ordaindu gabe, zure fakturak besteen zerbitzarira bidali gabe.

Fluxua aurretik eta ondoren

Aurretik: Emaila → PDFa ireki → datuak eskuz kopiatu → kontabilitatean erregistratu → artxibatu. Denbora: 5-10 min/faktura. Akatsak: maiz.

Ondoren: Emaila → n8n-k eranskinarekin hautematen du → AA modeluak datuak ateratzen ditu → n8n-k kontabilitatean erregistratzen du → artxibatu. Denbora: 30 segundu. Akatsak: urri. Giza esku-hartzea: salbuespenak bakarrik.

Aurrezkiak ez dira denbora soilik. Koherentzia ere bada. Eredu batek ez ditu eremuak saltatzen presa duelako, ez du 3 bat 8arekin nahasten lanegunaren bukaeran, ez du faktura okerreko karpetan artxibatzen beste zerbaitetan pentsatzen ari delako.

Zer behar duzun

Zerrenda baino laburragoa da irudikatzen dena:

• GPU duen zerbitzari bat. RTX 3060 edo hobearekin egindako edozein makina nahikoa da. Kostua: 1.500-3.000 €, hilabete gutxitan amortizagarri.
• n8n. Orkestratzailea. Kode irekia, self-hosted (zuk ostatatua), edizio bisuala duena. Edonork erabili dezake ordu pare bat praktikarekin. Koderik gabe, edo ia.
• AA lokalaren eredu bat. Llama 3, Mistral, edo OCR + egitura-ateratzea onartzen duen edozein eredu. Zure zerbitzarian exekutatzen da. Zure dokumentuak ez dira zure saretik ateratzen.
• Sarrera zure kontabilitate-softwarean. n8n-k API bidez konekta daiteke ERP eta fakturazio-sistema gehienekin. Zureak APIrik ez badu, zuzenean datu-baseekin integratu daiteke.

Ez duzu garatzaile bosteko talde bat behar. n8n konfiguratzeko norbait behar duzu (2 orduko tutorialak behar duzunaren % 80 estaltzen du) eta jaitsita eta prest dagoen eredu bat.

Fluxua, urratsez urrats

1. Eranskinarekin datorren emailaren detekzioa

n8n zure sarrera-ontzia begiztatzen du (edo helbide espezifiko bat, hala nola fakturak@zureenpresa.com). PDF eranskinarekin email bat iristen denean, lan-fluxua (workflowa) abiarazten da. Esku-hartzerik gabe.

2. Testuaren ateratzea OCR bidez

PDFa OCR motor lokal batetik pasatzen da. PDF eskaneatua bada, irudi gisa prozesatzen da. PDF natiboa bada, testua zuzenean ateratzen da. Dena zure makinan exekutatzen da.

3. AAk datu egituratuak ateratzen ditu

Hemen egiten du lana AAk. Ereduak fakturaren testua jasotzen du eta eremu garrantzitsuak ateratzen ditu:

• Faktura-zenbakia
• Jaulkipen-data
• Hornitzailea
• IFZ / BEZ zenbakia (CIF/NIF)
• Oinarri zergaduna
• BEZa
• Guztira
• Kontzeptua / deskribapena
• Kontu kontablea (interferi daitekeenean)

Ereduari JSON egituratu bat itzultzeko eskatzen zaio. Prosarik ez. Paragraforik ez. Sistema batek prozesatu ditzakeen datu garbiak.

4. Baliozkotzea eta erregistroa

n8n-k JSONa jasotzen du eta egiaztapen oinarrizkoak egiten ditu: IFZak formatu baliozkoa al du? Guztirakoa oinarria + BEZarekin bat dator? Hornitzailea dagoeneko badago sisteman?

Dena ondo badago, automatikoki erregistratzen da kontabilitatean. Zerbait ez badator bat, fluxuak faktura "berrikusteko zain" gisa markatzen du eta taldeari jakinarazten dio. Giza esku-hartzea benetan behar denean bakarrik gertatzen da.

5. Artxibatzea eta trazagarritasuna

Faktura originala zure fitxategi-sisteman edo biltegi lokalean artxibatzen da. Kontabilitate-erregistroak fitxategi originalaren erreferentzia dauka. Edozein mugimendu erregistro kontabletik PDF originalera segundo gutxitan traza dezakezu.

Benetako kostua

Garrantzitsuak diren zenbakietara jo dezagun.

Hasierako inbertsioa:

Hilabeteko kostu errepikakorra:

Aukera hodeia konpara dezagun bolumen berdinarekin (30 faktura/egun):

ROI 4-5 hilabetetan lortzen da. Ostean, prozesatutako faktura bakoitza doakoa da ia erabat. Hodeian, ordea, faktura bakoitza dirua kostatzen jarraitzen du.

Inork ez dizuna kontatzen

Faktura txarrak existitzen dira

Faktura guztiak ez dira PDF garbian iristen. Telefono-argazki lausoak, eskaneatze okertuak, eskuz idatzitako fakturak daude. Sistemak "ezin dut hau prozesatu" esateko gai izan behar du, datuak asmatu beharrean. Horiek ereduaren aginduan (prompt) eta n8n-ren baliozkotze-arauekin konfiguratzen dira.

Hornitzaileak aldatzen dira

Hornitzaile berri bat formatu berri bat esan nahi du. Ereduak OCR tradizionala baino hobeto egokitzen du kontextua ulertzen duelako, baina hornitzaile berri bakoitzaren lehen fakturak eskuz berrikusi behar dira. Behin balioztatu ondoren, sistemak eredua ikasten du.

Kontabilitateak arauak ditu

Ez da soilik zenbakiak ateratzea. Imputazio-araudiak, kontu kontable zehatzak, BEZ mota desberdinak daude. Fluxuak zure kontabilitate-arauei errespetu egin behar die, zenbakiak kopiatu besterik ez. Horregatik da 4. urratsa kritikoa.

Fakturazioaz harago eskalatzea

Behin fluxu hau martxan dagoenean, azpiegitura prest dago. Zerbitzari bera, n8n bera, eredu bera. Fluxuak besterik ez dira aldatzen:

• Albaranak eta eskariak. Eredu bera: jaso, atera, erregistratu.
• Kontratuak. Epemugak, klaxula garrantzitsuak, betebeharrak hauteman.
• Bezeroarentzako arreta-posta. Sailkatu, lehentasunak eman, automatiza daitekeena erantzun.

Fluxu berri bakoitzaren kostu marjinala konfigurazio-denbora da, gehienbat. Hardwarea ordaindua dagoeneko. Eredua martxan dago. Elektrizitatea kontsumitzen ari da.

nondik hasi

1. Neurtu zure bolumena. Zenbat faktura jasotzen dituzu egunero? Zenbat denbora eskaintzen diezu prozesatzeari?
2. Aukeratu lagin bat. Hartu azken 50 fakturak. Anitzak: hornitzaile, formatu eta kalitate desberdinak.
3. Konfiguratu oinarrizko fluxua. n8n + OCR lokal + ateratze-eredua. Probatu laginarekin.
4. Doitu iterazioz. Lehen emaitzak ez dira perfektuak izango. Doitu aginduak, baliozkotu arauak, gehitu salbuespenak.
5. Ekoizpenera eraman. Hasi gainbegiratze osoarekin, eta murriztu esku-hartzea konfiantza handitzen den heinean.

Ez da hilabeteetako proiektua. Asteetakoa da. Eta itzultzea martxan jartzen den egunetik aurrera hasten da.

Neurosint-en ETEei laguntzen diegu adimen artifizial lokalarekin eta n8n-rekin automatizazioa muntatzen. Lizentzia-kontraturik gabe, hodei hornitzailearen menpekotasunik gabe, lock-inik gabe. Ikusi nahi baduzu zure enpresan nola geratuko litzateke, hitz egin dezagun.